Bei der OZG-gerechten Digitalisierung sind die Leistungsfähigkeit und Flexibilität der gewählten Lösung zwar wesentlich. Unerlässlich sind aber auch weitere Erfolgsfaktoren – etwa das Verständnis des Dienstleisters für den kommunalen Alltag, die Beratungskompetenz und die Anschlussfähigkeit an bestehende Software. LITTLE BIRD bietet Städten, Gemeinden und Träger deshalb ein Gesamtpaket zur ganzheitlichen OZG-Umsetzung mit dem Reifegrad 3. Nicht umsonst wird das modulare Kita-Verwaltungssystem von LITTLE BIRD bundesweit bereits in rund 375 Kommunen eingesetzt.
Die Verwaltung und Vergabe von Kita-, Tagespflege- und Hort-Plätzen ist eine Herausforderung. Zum einen im Hinblick auf die Abläufe, Datenaktualität, Bedarfsplanung, Vergabetransparenz und die vielfältigen Kommunikationsaufgaben. Zum anderen, weil mit Eltern, Kommunen, Trägern und Betreuungseinrichtungen verschiedene Nutzergruppen beteiligt sind, deren Interessen zusammengeführt werden müssen. Gerade deshalb bietet die Digitalisierung hier aber auch besondere Chancen. Vorausgesetzt, sie greift nicht zu kurz: „Viele Kommunen wählen noch Lösungen, die nur einen Teil des Gesamtprozesses abbilden. Dann können sich Eltern z. B. online für einen Betreuungsplatz anmelden, die digital bezogenen Daten lassen sich anschließend aber oft nicht für nachgelagerte Prozessschritte oder von anderen Beteiligten weiterverwenden. Soll die OZG-Umsetzung nicht zu unnötigen Mehraufwänden und frustrierten Mitarbeitenden führen, muss daher unbedingt umfassend digitalisiert werden“, betont Kristina Sander, Produktmanagerin bei Little Bird.
Erfahrung und Beratung
Ihr Kollege Patrick Wittstock, Leiter des Projektteams bei Little Bird, begleitet Kommunen in ganz Deutschland bei der Digitalisierung der Kitaplatz-Verwaltung. Seiner Erfahrung nach ist eine erfolgreiche OZG-Umsetzung stark davon abhängig, dass die Gegebenheiten einer Kommune ganzheitlich betrachtet werden. Denn eine Digitalisierung ohne ausführliche Analyse und Beratung kann ihr Potenzial nicht ausschöpfen: „Die Erfahrung aus der Zusammenarbeit mit über 350 Städten und Gemeinden fließt nicht nur in unsere Beratung, sondern auch in die stetige Weiterentwicklung von Little Bird ein. Unser Verwaltungssystem ist dadurch so leistungsfähig und flexibel, dass wir es optimal auf die jeweiligen Anforderungen abstimmen können – egal, ob es sich um eine kleine Gemeinde, mittlere Kommune oder eine Großstadt handelt.“
Die Interessen aller Beteiligten beachten
Oft gibt es in Städten und Gemeinden nicht nur kommunale Einrichtungen, sondern auch Betreuungsangebote in freier Trägerschaft. Für bestimmte Aufgaben haben diese Träger und ihre Einrichtungen nicht selten bereits eine andere Software im Einsatz. Die Anschlussfähigkeit der kommunalen OZG-Lösung an diese Software ist daher ein weiterer Erfolgsfaktor. Denn nur, wenn Daten oder auch Verträge einfach von vorhandener Software übernommen werden können, kann sich ein kommunales Kita-Verwaltungssystem hohe Akzeptanz sichern und die Zusammenarbeit wirklich vereinfachen. „Es ist unerlässlich, dass Kommunen auch auf die Interessen aller Beteiligten achten. Mit Little Bird sind sie dabei auf der sicheren Seite. Zum einen, weil unsere Gesamtlösung eigenständig alle Prozesse von Kommunen, Trägern und Kitas abbilden kann. Zum anderen, weil wir für jede gängige Fremdsoftware Schnittstellen bereitstellen. So stellen wir sicher, dass alle Prozesse nahtlos ineinandergreifen“, sagt Geschäftsführerin Anke Odrig. Sie hat Little Bird 2009 gegründet, weil sie als Mutter selbst erfahren musste, wie kompliziert der Weg zu einem Betreuungsplatz sein kann. Heute ist das Unternehmen führender Spezialist in diesem Bereich.
Bei der OZG-Umsetzung ist das Zusammenspiel vieler Faktoren erfolgsentscheidend.
Ob Kitas, Tagespflegen oder Horte – Little Bird ermöglicht die digitale Verwaltung aller Betreuungsangebote einer Kommune. Das Leistungsspektrum reicht von einem Elternportal zur Online-Anmeldung über die Vergabe und Verwaltung der Betreuungsplätze bis zur KIKOM Kita-App. Die App vereinfacht den Arbeitsalltag von Kita-Leitungen: etwa bei der mehrsprachigen Elternkommunikation, der Dokumentation oder der Erfassung der Betreuungszeiten. Auch Aufgaben wie die Beitragsabrechnung, Personalplanung oder der interkommunale Kostenausgleich werden mit Little Bird ganz einfach digitalisiert. Ein einzigartiger Sperrmechanismus sorgt für Chancengleichheit bei der Platzvergabe: Er verhindert, dass manche Eltern mehrere Platzangebote erhalten, während andere unnötig lange warten müssen. Eine Plausibilitätsprüfung vermeidet falsche Elterneingaben und Registrierungen. Little Bird bietet zudem ein Ranking-System, das für eine faire Platzvergabe nach klar definierten Kriterien sorgt.
Schulung und Support
Die Qualität der Schulungen und des Supports ist ein weiterer Erfolgsfaktor bei der OZG-Umsetzung. „Jedes neue Fachverfahren erfordert ein gewisses Maß an Einarbeitung. Deshalb legen wir bei Little Bird besonderen Wert auf umfassende Unterstützung – von Menschen, die sich mit dem kommunalen Arbeitsalltag auskennen“, betont Juliane Engelmann, Leiterin des Little Bird Supportteams. Bei Little Bird sind die Nutzerinnen und Nutzern schon an der Ersteinrichtung aktiv beteiligt. Sie erfahren so, wie das System strukturiert ist und lernen gleich, es anzuwenden. Aufgrund der übersichtlichen Benutzerführung dauert die Einarbeitung meist nur wenige Tage. Wenn Fragen auftreten, steht das Little Bird Supportteam mit Rat und Tat zur Seite – persönlich, schnell und dauerhaft.
Auch bestmögliche Datensicherheit ist für eine erfolgreiche OZG-Umsetzung unerlässlich. Die Umsetzung der Sicherheitsanforderungen von Datenschützern und des BSI wird bei Little Bird stetig überprüft und aktualisiert. Sämtliche Daten werden DSGVO-konform verarbeitet. Die Applikationsdatenbanken jedes Kunden sind technisch strikt voneinander getrennt. Little Bird sorgt zudem für ein sicheres und stabiles Hosting. „Manche Kommunen möchte ihre OZG-Lösungen selbst hosten. Da wir unser System aber am besten kennen, bieten wir in der Regel sogar mehr Sicherheit und Systemstabilität. Das liegt auch daran, dass wir Updates und Patches sehr schnell einspielen, unsere Server detailliert überwachen und sie genau an die Anforderungen unseres Systems anpassen“, sagt Stefan Kögel, IT-Chef bei LITTLE BIRD.
Handeln statt zögern
Viele Kommunen zögern noch, ihre Kitaplatz-Verwaltung und -Vergabe zu digitalisieren. Das ist zwar angesichts mancher Unklarheiten und der Komplexität der Aufgabe nachvollziehbar, aufgrund der enormen Vorteile, die ein Verwaltungssystem wie Little Bird bietet, aber unbegründet. „Mithilfe unseres seit über 12 Jahren bewährten Fachverfahrens können Kommunen das OZG mit einem Reifegrad der Stufe 3 umfassend, zeitnah und zukunftssicher umsetzen. Mehr noch: Durch unsere Expertise und Beratung auf diesem Spezialgebiet, zeigen wir Kommunen auch, wie sie ihre Prozesse dabei optimieren“, sagt Anke Odrig. Am Ende gewinnen damit nicht nur die Kommunen, sondern auch die Träger und Kita-Leitungen. Und die, um die es eigentlich geht: die Eltern und ihre Kinder.
Die marktführende Digitalisierungslösung von LITTLE BIRD überzeugt immer mehr Städte und Gemeinden. Sie möchten die Kitaplatzvergabe und -verwaltung in Ihrer Kommune erfolgreich digitalisieren? Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht oder rufen Sie uns an. Wir informieren Sie gerne ausführlich.