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Mit der Digitalisierung der Kitaplatz-Anmeldung, -Vergabe und -Organisation machen Kommunen nicht nur Eltern das Leben leichter. Auch die Verwaltung und die Kita-Leitungen profi­tieren enorm. Vorausgesetzt, alle Erfolgsfaktoren werden berück­sich­tigt. Wie das konkret aussieht, zeigt das Fallbeispiel der Stadt Bensheim.

Das OZG fordert von Kommunen, ihre Verwaltungsservices zu digi­ta­li­sieren. Oft werden OZG-Dienste aber nur halb­herzig bzw. mit dem OZG-Reifegrad 1 digi­ta­li­siert, etwa wenn für einen Anmeldeprozess ledig­lich ein PDF-Download oder Online-Formular bereit­ge­stellt wird. Eine effi­zi­ente oder gar auto­ma­ti­sche Weiterverarbeitung der erfassten Daten ist damit aber nicht möglich ist. Nicht selten werden Probleme so nicht gelöst, sondern neue geschaffen.

Setzen Kommunen bei der Digitalisierung hingegen auf eine ganz­heit­liche Lösung, die sämt­liche Prozesse abbildet, haben alle Beteiligten großen Nutzen davon. Ein Beispiel dafür liefert die Stadt Bensheim mit der Digitalisierung der Kitaplatz-Anmeldung, -Vergabe und -Organisation. Zur Lösung dieser komplexen Aufgabe hat sich Bensheim Anfang 2020 nach einer Ausschreibung für die führende Gesamtlösung von Little Bird entschieden. Eine Lösung, die den OZG-Reifegrad 3 erfüllt. Mit über zwölf Jahren Erfahrung ist das Unternehmen führender Spezialist für dieses Thema. Bundesweit setzen bereits über 350 Kommunen und Landkreise auf Little Bird.

Um diese Verwaltungsaufgabe erfolg­reich zu digi­ta­li­sieren, muss vieles bedacht werden: Die Abläufe sind komplex, die Informationen erfor­dern stetigen Abgleich, beim Umgang mit persön­li­chen Angaben muss ein Höchstmaß an Datenschutz gegeben sein. Zudem sind mit Eltern, Mitarbeitenden der Kommune und Kita-Leitungen Nutzergruppen mit unter­schied­li­chen Anforderungen betei­ligt. In Bensheim bedeutet das konkret: 37 Einrichtungen in unter­schied­li­cher Trägerschaft und rund 2.500 Kinderbetreuungsplätze müssen verwaltet werden.

Die gute Nachricht: Eine erfolg­reiche Digitalisierung sorgt für ein Maß an Übersicht, Transparenz und Effizienz, das auf herkömm­li­chem Weg nicht zu haben ist: „Durch die Einführung von Little Bird in Bensheim wurde die Vergabe von Kitaplätzen deut­lich verein­facht und effi­zi­enter gestaltet. Eltern haben durch unser persön­lich gestal­tetes Elternportal die Möglichkeit, alle Einrichtungsprofile auf einen Blick einzu­sehen und sich jeder­zeit anmelden zu können. Kita-Leitungen schätzen den struk­tu­rierten und selbst­er­klä­renden Aufbau von Little Bird“, weiß Armin Zeißler aus der tägli­chen Praxis als Leiter des Eigenbetriebs Kinderbetreuung in Bensheim.

Das LITTLE BIRD Elternportal in Bensheim

Alle Anwendungen sind dabei einfach zu bedienen und bieten DSGVO-konforme Datensicherheit. Wichtig für die Akzeptanz bei allen Betreuungseinrichtungen: Little Bird stellt zahl­reiche Schnittstellen zu bereits vorhan­dener Kita-Software bereit.

Neben der tech­ni­schen Qualität und Leistungsfähigkeit der Software sind bei Digitalisierungen dieses Umfangs immer auch mensch­liche Faktoren erfolgs­ent­schei­dend. Denn nur, wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen, wird die neue Lösung gut ange­nommen. In Bensheim wurden von Anfang an alle Kitas mit ins Boot geholt. Mitarbeitende der städ­ti­schen Einrichtungen über­nahmen die Koordination des Gesamtprojekts. Zu den mensch­li­chen Faktoren zählt zudem die Qualität der Unterstützung durch den gewählten Dienstleister – bei der Implementierung, den Anwenderschulungen und vor allem auch während des laufenden Betriebs. „Für die Verwaltung ist das Programm eine große Arbeitserleichterung, vor allem der persön­liche Support und die Unterstützung durch Little Bird muss hervor­ge­hoben werden“, betont Armin Zeißler.

Schnelle Einarbeitung 

Das Projekt in Bensheim star­tete im Mai 2020 mit mehr­tä­gigen Arbeitstreffen. Auf der Agenda standen zunächst die ausführ­liche Einführung in die zahl­rei­chen Möglichkeiten, die Little Bird bietet, und eine detail­lierte Definition der für Bensheim opti­malen Konfiguration. Anschließend wurde das System gemeinsam mit den Mitarbeitenden der Stadt einge­richtet. „Die gemein­same Ersteinrichtung ist ein hervor­ra­gender Einstieg. Die Nutzerinnen und Nutzern in der Verwaltung erfahren so, wie das System struk­tu­riert ist und lernen gleich, es prak­tisch anzu­wenden“, weiß Patrick Wittstock, Leiter des Projektteams bei Little Bird.

LITTLE BIRD bietet eine Komplettlösung des OZG-Reifegrads 3

Die einfache Bedienbarkeit ermög­licht es, die Lösung von Little Bird bereits nach den Einführungstreffen in den internen Produktivmodus zu setzen. So können alle Betreuungsanbieter ihre Bestandsdaten früh­zeitig einpflegen und werden per „Learning by Doing“ in der alltäg­li­chen Anwendung geschult. Meist dauert es nur kurze Zeit, bis die Nutzerinnen und Nutzer von den arbeits­er­leich­ternden Vorteilen profi­tieren. Sechs Monate nach Projektbeginn war es dann so weit: Bensheim schal­tete das Elternportal live. Für Aufmerksamkeit bei den Bürgerinnen und Bürgern sorgte die beglei­tende Pressearbeit.

Auch die Platzvergabe bei Tagespflegen und die Abrechnungen erfolgen über LITTLE BIRD

Inzwischen hat Bensheim die modu­lare Lösung von Little Bird erwei­tert und baut die Digitalisierung weiter aus: „Nachdem auch die Tagespflegen in das Elternportal einge­bunden wurden, wird die Stadt Bensheim im nächsten Schritt das zusätz­liche Abrechnungsmodul einführen“, sagt Armin Zeißler. Mit diesem Modul lassen sich Elternbeiträge nicht nur einfach berechnen und verwalten. Auch die Generierung der Bescheide, der Druck der Dokumente und die Übergabe der Daten an das jewei­lige Kassensystem erfolgt weit­ge­hend automatisch.

„Die Zusammenarbeit mit Bensheim war und ist beispiel­haft. Das part­ner­schaft­liche Miteinander, bei dem beide Seiten um ihre Aufgaben wissen, trägt genauso zum Erfolg bei wie die Leistungsfähigkeit der gewählten Lösung. Es ist immer wieder eine große Freude, zu wissen, dass Little Bird Eltern und Mitarbeitern echte Entlastung bringt“, sagt Geschäftsführerin Anke Odrig. Sie hatte Little Bird 2009 gegründet, weil sie als Mutter selbst erfahren musste, wie kompli­ziert der Weg zu einem Betreuungsplatz für das eigene Kind sein kann. Die Little Bird Software wird stetig weiter­ent­wi­ckelt: Aktuell kommen Module für die Dienstplanung und für die digi­tale Organisation von Ferienbetreuungsangeboten hinzu.

Die markt­füh­rende Digitalisierungslösung von LITTLE BIRD über­zeugt immer mehr Städte und Gemeinden. Sie möchten die Kitaplatzvergabe und -verwal­tung in Ihrer Kommune erfolg­reich digi­ta­li­sieren oder mehr über die Barrierefreiheit des Elternportals erfahren? Schreiben Sie uns einfach eine kurze Nachricht oder rufen Sie uns an. Wir infor­mieren Sie gerne ausführlich.

Mit der Digitalisierung der Kitaplatz-Anmeldung, -Vergabe und -Organisation machen Kommunen nicht nur Eltern das Leben leichter. Auch die Verwaltung und die Kita-Leitungen profi­tieren enorm. Vorausgesetzt, alle Erfolgsfaktoren werden berück­sich­tigt. Wie das konkret aussieht, zeigt das Fallbeispiel der Stadt Bensheim.

Das OZG fordert von Kommunen, ihre Verwaltungsservices zu digi­ta­li­sieren. Oft werden OZG-Dienste aber nur halb­herzig bzw. mit dem OZG-Reifegrad 1 digi­ta­li­siert, etwa wenn für einen Anmeldeprozess ledig­lich ein PDF-Download oder Online-Formular bereit­ge­stellt wird. Eine effi­zi­ente oder gar auto­ma­ti­sche Weiterverarbeitung der erfassten Daten ist damit aber nicht möglich ist. Nicht selten werden Probleme so nicht gelöst, sondern neue geschaffen.

Setzen Kommunen bei der Digitalisierung hingegen auf eine ganz­heit­liche Lösung, die sämt­liche Prozesse abbildet, haben alle Beteiligten großen Nutzen davon. Ein Beispiel dafür liefert die Stadt Bensheim mit der Digitalisierung der Kitaplatz-Anmeldung, -Vergabe und -Organisation. Zur Lösung dieser komplexen Aufgabe hat sich Bensheim Anfang 2020 nach einer Ausschreibung für die führende Gesamtlösung von Little Bird entschieden. Eine Lösung, die den OZG-Reifegrad 3 erfüllt. Mit über zwölf Jahren Erfahrung ist das Unternehmen führender Spezialist für dieses Thema. Bundesweit setzen bereits über 350 Kommunen und Landkreise auf Little Bird.

Um diese Verwaltungsaufgabe erfolg­reich zu digi­ta­li­sieren, muss vieles bedacht werden: Die Abläufe sind komplex, die Informationen erfor­dern stetigen Abgleich, beim Umgang mit persön­li­chen Angaben muss ein Höchstmaß an Datenschutz gegeben sein. Zudem sind mit Eltern, Mitarbeitenden der Kommune und Kita-Leitungen Nutzergruppen mit unter­schied­li­chen Anforderungen betei­ligt. In Bensheim bedeutet das konkret: 37 Einrichtungen in unter­schied­li­cher Trägerschaft und rund 2.500 Kinderbetreuungsplätze müssen verwaltet werden.

Die gute Nachricht: Eine erfolg­reiche Digitalisierung sorgt für ein Maß an Übersicht, Transparenz und Effizienz, das auf herkömm­li­chem Weg nicht zu haben ist: „Durch die Einführung von Little Bird in Bensheim wurde die Vergabe von Kitaplätzen deut­lich verein­facht und effi­zi­enter gestaltet. Eltern haben durch unser persön­lich gestal­tetes Elternportal die Möglichkeit, alle Einrichtungsprofile auf einen Blick einzu­sehen und sich jeder­zeit anmelden zu können. Kita-Leitungen schätzen den struk­tu­rierten und selbst­er­klä­renden Aufbau von Little Bird“, weiß Armin Zeißler aus der tägli­chen Praxis als Leiter des Eigenbetriebs Kinderbetreuung in Bensheim.

Die Lösung von Little Bird umfasst drei zentrale Anwendungen: das Online-Portal, mit dem Eltern ganz einfach passende Betreuungs-Angebote finden und ihr Kind anmelden können. Das Verwaltungssystem für die Kommune und die Betreuungseinrichtungen, die die Platzvergabe digital abbildet, alle Akteure vernetzt, tages­ak­tu­elle Planungsklarheit bringt und die Arbeit auf allen Ebenen erleich­tert. Und die Kita-App, die Kitas und andere Betreuungsanbieter bei der Kommunikation mit den Eltern und der Gruppenarbeit entlastet. Little Bird bietet darüber hinaus zahl­reiche Module, mit denen Kommunen den Funktionsumfang ihrer Lösung nach Bedarf erwei­tern können – etwa im Hinblick auf die Beitragsabrechnung, die Anbindung an das OZG-Bürgerkonto oder die Einbindung weiterer Betreuungsformen, zum Beispiel der Nachmittagsbetreuung von Grundschulkindern. 

Das LITTLE BIRD Elternportal in Bensheim

Alle Anwendungen sind dabei einfach zu bedienen und bieten DSGVO-konforme Datensicherheit. Wichtig für die Akzeptanz bei allen Betreuungseinrichtungen: Little Bird stellt zahl­reiche Schnittstellen zu bereits vorhan­dener Kita-Software bereit.

Neben der tech­ni­schen Qualität und Leistungsfähigkeit der Software sind bei Digitalisierungen dieses Umfangs immer auch mensch­liche Faktoren erfolgs­ent­schei­dend. Denn nur, wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen, wird die neue Lösung gut ange­nommen. In Bensheim wurden von Anfang an alle Kitas mit ins Boot geholt. Mitarbeitende der städ­ti­schen Einrichtungen über­nahmen die Koordination des Gesamtprojekts. Zu den mensch­li­chen Faktoren zählt zudem die Qualität der Unterstützung durch den gewählten Dienstleister – bei der Implementierung, den Anwenderschulungen und vor allem auch während des laufenden Betriebs. „Für die Verwaltung ist das Programm eine große Arbeitserleichterung, vor allem der persön­liche Support und die Unterstützung durch Little Bird muss hervor­ge­hoben werden“, betont Armin Zeißler.

Schnelle Einarbeitung

Das Projekt in Bensheim star­tete im Mai 2020 mit mehr­tä­gigen Arbeitstreffen. Auf der Agenda standen zunächst die ausführ­liche Einführung in die zahl­rei­chen Möglichkeiten, die Little Bird bietet, und eine detail­lierte Definition der für Bensheim opti­malen Konfiguration. Anschließend wurde das System gemeinsam mit den Mitarbeitenden der Stadt einge­richtet. „Die gemein­same Ersteinrichtung ist ein hervor­ra­gender Einstieg. Die Nutzerinnen und Nutzern in der Verwaltung erfahren so, wie das System struk­tu­riert ist und lernen gleich, es prak­tisch anzu­wenden“, weiß Patrick Wittstock, Leiter des Projektteams bei Little Bird.

LITTLE BIRD bietet eine Komplettlösung des OZG-Reifegrads 3

Die einfache Bedienbarkeit ermög­licht es, die Lösung von Little Bird bereits nach den Einführungstreffen in den internen Produktivmodus zu setzen. So können alle Betreuungsanbieter ihre Bestandsdaten früh­zeitig einpflegen und werden per „Learning by Doing“ in der alltäg­li­chen Anwendung geschult. Meist dauert es nur kurze Zeit, bis die Nutzerinnen und Nutzer von den arbeits­er­leich­ternden Vorteilen profi­tieren. Sechs Monate nach Projektbeginn war es dann so weit: Bensheim schal­tete das Elternportal live. Für Aufmerksamkeit bei den Bürgerinnen und Bürgern sorgte die beglei­tende Pressearbeit.

Auch die Platzvergabe bei Tagespflegen und die Abrechnungen erfolgen über LITTLE BIRD

Inzwischen hat Bensheim die modu­lare Lösung von Little Bird erwei­tert und baut die Digitalisierung weiter aus: „Nachdem auch die Tagespflegen in das Elternportal einge­bunden wurden, wird die Stadt Bensheim im nächsten Schritt das zusätz­liche Abrechnungsmodul einführen“, sagt Armin Zeißler. Mit diesem Modul lassen sich Elternbeiträge nicht nur einfach berechnen und verwalten. Auch die Generierung der Bescheide, der Druck der Dokumente und die Übergabe der Daten an das jewei­lige Kassensystem erfolgt weit­ge­hend automatisch.

„Die Zusammenarbeit mit Bensheim war und ist beispiel­haft. Das part­ner­schaft­liche Miteinander, bei dem beide Seiten um ihre Aufgaben wissen, trägt genauso zum Erfolg bei wie die Leistungsfähigkeit der gewählten Lösung. Es ist immer wieder eine große Freude, zu wissen, dass Little Bird Eltern und Mitarbeitern echte Entlastung bringt“, sagt Geschäftsführerin Anke Odrig. Sie hatte Little Bird 2009 gegründet, weil sie als Mutter selbst erfahren musste, wie kompli­ziert der Weg zu einem Betreuungsplatz für das eigene Kind sein kann. Die Little Bird Software wird stetig weiter­ent­wi­ckelt: Aktuell kommen Module für die Dienstplanung und für die digi­tale Organisation von Ferienbetreuungsangeboten hinzu.

Die markt­füh­rende Digitalisierungslösung von LITTLE BIRD über­zeugt immer mehr Städte und Gemeinden. Sie möchten die Kitaplatzvergabe und -verwal­tung in Ihrer Kommune erfolg­reich digi­ta­li­sieren oder mehr über die Barrierefreiheit des Elternportals erfahren? Schreiben Sie uns einfach eine kurze Nachricht oder rufen Sie uns an. Wir infor­mieren Sie gerne ausführlich.