Rebranding: Aus WORK4KIDS wird LITTLE BIRD JOBS

Ein Praxisbeispiel für trans­pa­rente Bedarfsplanung und effi­zi­ente Kitaplatzvergabe

Die Anforderungen an Kommunen und Landkreise in der Kinderbetreuung steigen konti­nu­ier­lich. Unterschiedliche Träger, mehrere Kommunen und begrenzte Kapazitäten erfor­dern klare Prozesse, verläss­liche Daten und eine trans­pa­rente Steuerung.

Der Landkreis Paderborn zeigt, wie eine zentrale digi­tale Lösung dabei hilft, die Kitaplatzvergabe, Bedarfsplanung und Kommunikation nach­haltig zu verbessern.

Ausgangssituation: Fehlende Transparenz und hoher Abstimmungsaufwand

Vor der Einführung von LITTLE BIRD erfolgte die Abstimmung der Kitaplatzvergabe gemeinsam mit den Trägern – jedoch ohne voll­stän­dige Datengrundlage.

Mehrfachanmeldungen waren nicht sichtbar, Prioritäten der Eltern schwer nach­voll­ziehbar und aktu­elle Belegungsstände mussten manuell abge­fragt werden.

Heute bietet die digi­tale Lösung einen klaren Überblick:

• Zentrale Erfassung aller Anmeldungen
• Transparenz über Mehrfachanmeldungen und Wunschkitas
• Schnellere und geziel­tere Platzvergabe

Warum eine landkreisweite Lösung sinnvoll ist

Das Kreisjugendamt Paderborn ist für mehrere Kommunen verant­wort­lich und über­nimmt gleich­zeitig eine koor­di­nie­rende Rolle in der Bedarfsplanung.

Eine einheit­liche Plattform schafft hier entschei­dende Vorteile:

• Gemeinsame Datengrundlage für alle Beteiligten
• Transparente Abstimmungsprozesse
• Bessere Beratung für Eltern durch aktu­elle Informationen

Kommunen fungieren dabei nicht nur als Träger, sondern auch als zentrale Servicestelle für Familien.

Zentrale Steuerung mit der Verwaltungssoftware

Das Herzstück der Lösung ist die Verwaltungssoftware, in der alle Prozesse zusammenlaufen:

• Abbildung der gesamten Betreuungsstruktur
• Digitale Steuerung von Anmeldung, Vergabe und Verträgen
• Echtzeit-Einblick in Auslastung und Belegung

Dadurch entsteht eine verläss­liche Grundlage für die Jugendhilfeplanung und die opera­tive Steuerung.

Digitale Entlastung im Alltag: Kommunikation über die App

Auch im Alltag der Einrichtungen zeigt sich der Mehrwert digi­taler Prozesse.

Ein Beispiel: Krankmeldungen.
Statt tele­fo­ni­scher Abmeldungen erfolgt die Information direkt über die App.

Weitere Vorteile:

• Digitale Elternkommunikation (z. B. Elternbriefe, Umfragen)
• Reduzierung von Unterbrechungen im Alltag
• Entlastung des Personals

Mehr Transparenz für Verwaltung, Träger und Eltern

Die digi­tale Vernetzung sorgt für klare Vorteile auf allen Ebenen:

Verwaltung

• Aktuelle Auslastungsdaten in Echtzeit
• Verbesserte Steuerung der Betreuungsangebote

Träger und Einrichtungen

• Übersicht über Anmeldungen und Prioritäten
• Einheitliche und rechts­si­chere Kommunikation

Eltern

• Zentrale Plattform für Suche und Anmeldung
• Transparente Prozesse und Statusübersicht

Ein zentrales Ergebnis:
Rund 90 % der Eltern erhalten ein Platzangebot in ihrer Wunschkita.

Qualitätsgewinn statt reiner Zeitersparnis

Die Digitalisierung führt nicht primär zu weniger Arbeit, sondern zu besseren Prozessen:

• Klare Strukturen
• Höhere Transparenz
• Schnellere und fundier­tere Entscheidungen

Zukunftssicher aufgestellt: Ganztag und weitere Einsatzbereiche

Die Plattform ist flexibel erwei­terbar und kann neben Kitas auch Horte, Schulkindbetreuung (OGS) und weitere Angebote abbilden.

Damit ist der Landkreis bereits heute gut vorbe­reitet auf zukünf­tige Anforderungen wie den Ganztagsanspruch ab 2026.

Fazit: Digitalisierung als Grundlage moderner Steuerung

Für den Landkreis Paderborn steht fest:
Die Digitalisierung der Kitaplatzvergabe ist heute keine Option mehr, sondern Voraussetzung.

Entscheidend ist dabei:

• eine zentrale, verläss­liche Datenbasis
• die Einbindung aller Beteiligten
• und die Möglichkeit, fach­liche Entscheidungen weiterhin indi­vi­duell zu treffen

Denn nur im Zusammenspiel von Verwaltung, Trägern und Einrichtungen gelingt eine nach­hal­tige Bedarfsplanung.